Zarządzanie magazynem, sprzedaż po kodach kreskowych i katalog dla drogerii oraz perfumerii
Odcienie pomadek, sera do twarzy, pojemności flakonów i zestawy do włosów sprawiają, że w drogerii lub perfumerii na kilku regałach mieści się kilkaset drobnych pozycji. Najpopularniejszy kolor potrafi skończyć się po cichu, podczas gdy wolno rotujące serie zamrażają gotówkę w szufladach. Ta strona pokazuje, jak w GiroPS uporządkować stany magazynowe, promocje, katalog online oraz kasę.
Zdefiniuj każdy odcień, zapach i pojemność z kodem kreskowym oraz kodem magazynowym, wprowadzaj dostawy jako faktury zakupu i sprzedawaj przy ladzie przez skanowanie kodów. Ustaw alerty krytycznego stanu dla bestsellerów, aktualizuj ceny hurtowo podczas promocji i udostępniaj katalog online stałym klientkom oraz salonom.
Dlaczego w drogerii i perfumerii łatwo stracić kontrolę nad stanem półek?
Na półce dziesięć kartoników podkładu lub farby wygląda niemal identycznie, ale klientka szuka konkretnego numeru odcienia, tonacji albo pojemności w mililitrach. Gdy ewidencja prowadzona jest w pamięci lub w ogólnym arkuszu Excel bez podziału na kolory, brak korektora nr 02 wychodzi na jaw dopiero przy kasie — mimo że w szufladzie leży dwanaście sztuk numeru 06.
Jednocześnie ceny zakupu w hurtowniach kosmetycznych często zmieniają się przez akcje promocyjne i kursy walut. Uruchamianie weekendowych rabatów procentowych bez aktualnej średniej ważonej ceny zakupu zwiększa obrót, lecz po cichu zjada marżę. GiroPS łączy operacje magazynowe, koszty zakupu, rozrachunki z kontrahentami oraz rachunki kasowe i bankowe w jednym systemie.
Szybka sprzedaż z kodem kreskowym, warianty odcieni i krytyczny stan
Każdy odcień, nuta zapachowa i wielkość opakowania są zakładane jako osobna karta produktu z kodem kreskowym producenta, wewnętrznym kodem towaru, ceną zakupu i ceną sprzedaży. Jeśli masz już listę w Excelu, zaimportujesz ją w kilka minut. W trybie szybkiego skanowania na ekranie sprzedaży odczytujesz towary jeden po drugim aparatem telefonu lub czytnikiem USB/Bluetooth przy komputerze.
Dla produktów najszybciej rotujących — takich jak płyn micelarny, tusze do rzęs, kremy z filtrem czy flagowe perfumy — ustawiasz próg krytycznego stanu magazynowego. Gdy ilość spadnie poniżej limitu, GiroPS wyświetla ostrzeżenie na ekranie głównym, dzięki czemu przygotujesz zamówienie do dostawcy, zanim przed pustą półką zostanie sam tester. Salę sprzedaży i zaplecze możesz też prowadzić jako osobne magazyny.
- Osobne kody kreskowe i kody towaru zapobiegają pomyłkom między podobnymi odcieniami przy kasie
- Skanowanie aparatem w telefonie lub czytnikiem USB/Bluetooth skraca czas obsługi klienta
- Alerty krytycznego stanu wskazują, które odcienie i zapachy trzeba domówić przed brakiem na półce
- Tagi pozwalają grupować asortyment według marki, pielęgnacji twarzy, makijażu lub zestawów
Kampanie rabatowe, grupowa zmiana cen i katalog produktów online
Gdy hurtownia zmienia cennik lub rusza świąteczna promocja, możesz zaktualizować ceny sprzedaży hurtowo dla wybranego tagu lub kategorii, zamiast edytować setki pozycji ręcznie. Na ofertach i fakturach naliczysz rabat procentowy lub kwotowy dla pojedynczej pozycji albo całego dokumentu, widząc jednocześnie aktualny koszt średni ważony.
Aby zbierać zamówienia także poza sklepem stacjonarnym, opublikuj wybrane produkty ze zdjęciami i aktualnymi cenami w katalogu online. Udostępnij link na Instagramie lub przez WhatsApp, aby stałe klientki, wizażystki i okoliczne salony kosmetyczne mogły przejrzeć ofertę i wysłać zamówienie bezpośrednio do Twojej listy zamówień w GiroPS.
Uczciwe granice: notatki o partiach, zalegający towar i rozliczenie kasy
GiroPS nie posiada modułu śledzenia numerów partii (lot), alertów dat ważności ani integracji z drukarkami i kasami fiskalnymi czy KSeF. Jeśli chcesz oznaczyć konkretną dostawę lub serię sezonową, wpisz krótką adnotację w nazwie produktu albo użyj tagu. Z kolei raport produktów bez ruchu przez 30, 60 i 90 dni pozwala wcześnie wychwycić wolno rotujące kosmetyki i upłynnić je w zestawach promocyjnych, zanim zamrożą kapitał na dobre.
Wpłaty gotówkowe, płatności kartą i przelewy trafiają na osobne rachunki kasowe i bankowe. Przypisując pracownikom na sali sprzedaży rolę z ukrytą ceną zakupu, pozwalasz im skanować sprzedaż i przeprowadzać inwentaryzację bez wglądu w Twoje koszty hurtowe i zysk firmy.
- Raport braku ruchu przez 30/60/90 dni pomaga szybko wyłapać zalegające odcienie i serie
- Oznaczenia partii lub kolekcji sezonowej możesz wygodnie zapisać w nazwie towaru lub tagu
- Role zespołowe ukrywają ceny zakupu i faktury od dostawców przed personelem sklepu
- Wieczorne uzgodnienie gotówki w szufladzie i salda bankowego zajmuje zaledwie pięć minut
Praktyczny przykład
Przykład: niezależna drogeria i perfumeria z 950 pozycjami w ofercie
Karolina prowadzi butikową drogerię i perfumerię oferującą 950 pozycji z kategorii makijażu, dermokosmetyków oraz pielęgnacji włosów. Po zaimportowaniu listy z Excela wraz z kodami kreskowymi do GiroPS ustawiła próg krytycznego stanu na poziomie 5 sztuk dla 80 najlepiej sprzedających się produktów i podzieliła stany między magazyn Sklep a Zaplecze. Po pierwszym miesiącu raport braku ruchu przez 60 dni wskazał 28 konturówek i cieni do powiek o wartości 5 200 zł, które nie sprzedały się ani razu; połączyła je w zestawy z popularnym płynem do demakijażu i w dwa tygodnie odzyskała gotówkę. Link do katalogu online wysyłany przez WhatsApp do pobliskich gabinetów kosmetycznych przynosi jej dziś około 15 gotowych zamówień tygodniowo.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Zaimportuj produkty z kodami kreskowymi, odcieniami i tagami
Wgraj arkusz Excel lub zeskanuj opakowania. Wpisz numer odcienia i pojemność w nazwie produktu oraz dodaj tagi dla marek i linii.
2. Ustaw progi krytycznego stanu i magazyny
Określ minimalne ilości dla najpopularniejszych kosmetyków i utwórz osobne magazyny, jeśli trzymasz zapasowe kartony na zapleczu.
3. Włącz katalog online oraz uprawnienia dla pracowników
Udostępnij link do katalogu online na WhatsAppie i w mediach społecznościowych, a sprzedawcom nadaj rolę z ukrytą ceną zakupu.
4. Kontroluj towary bez ruchu i zamykaj kasę każdego dnia
Wieczorem porównaj gotówkę ze stanem kasy w aplikacji, a raz w miesiącu przejrzyj raport braku ruchu 30/60/90 dni, by zaplanować promocje.
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Czy GiroPS obsługuje daty ważności oraz numery partii (lot) kosmetyków?
Nie. GiroPS nie posiada osobnego modułu do śledzenia dat ważności ani numerów partii. Jeśli potrzebujesz wyróżnić konkretną dostawę lub serię, możesz dopisać oznaczenie w nazwie produktu lub tagu, a raport braku ruchu przez 30/60/90 dni pomoże Ci wcześnie zauważyć wolno rotujące kosmetyki i wyprzedać je w promocji.
Czy mogę skanować małe kody kreskowe kosmetyków aparatem w telefonie?
Tak. W aplikacjach na Androida i iOS skanujesz kody kreskowe aparatem smartfona podczas sprzedaży, wyszukiwania towaru i inwentaryzacji. W wersji przeglądarkowej tryb szybki współpracuje z czytnikami USB oraz Bluetooth.
Czy GiroPS zastępuje kasę fiskalną lub wysyłkę faktur do KSeF?
Nie. GiroPS generuje oferty, zamówienia i faktury jako dokumenty PDF. Nie zastępuje kasy ani drukarki fiskalnej i nie jest połączony z KSeF; do obowiązków podatkowych nadal używaj swoich dotychczasowych urządzeń i programów.
Czy mogę ukryć ceny zakupu przed pracownikami obsługującymi klientów?
Tak. Nadając członkowi zespołu rolę z ukrytymi cenami zakupu, pozwalasz mu skanować towary, wystawiać dokumenty sprzedaży i sprawdzać stany, ale bez dostępu do kosztów zakupu, faktur od dostawców i raportów zysku.
Jak klientki i salony kosmetyczne składają zamówienia przez katalog online?
Wybierasz produkty widoczne w katalogu online i wysyłasz link przez WhatsApp lub udostępniasz na Instagramie. Klienci widzą aktualne ceny i wysyłają zamówienie prosto do GiroPS, gdzie jednym kliknięciem zamieniasz je w fakturę sprzedaży.