납품서(출고증 / 패킹 슬립)란 무엇이며 송장과 어떻게 다른가요?

납품서·출고 확인증에는 어떤 내용이 들어가나요?

창고 직원이 주문 물품을 박스에 담거나 고객사 담당자가 도착한 화물을 내릴 때 가장 먼저 확인해야 할 것은 계약 단가가 아니라 정확한 품목 코드와 실제 수량입니다. 그래서 출고 확인증은 금액 정보를 빼고 실물 대조에 필요한 항목만 간결하게 보여 줍니다.

배송지에서 박스를 개봉할 때 인수자는 종이에 적힌 품목을 한 줄씩 체크하며 세어 보고, 부족하거나 파손된 물품이 있으면 서명하기 전에 바로 메모를 남깁니다. 잘 정리된 납품서에는 다음 네 가지 정보가 포함됩니다.

• 문서 번호, 출고(발송) 일자, 연결된 주문 번호 및 발송인과 수령인(거래처) 기본 정보.
• 정확한 배송지 주소, 현장 수령 담당자 연락처 및 배송·하차 시 유의 사항.
• 각 상품의 품명, 품목 코드(SKU) 또는 바코드, 단위 및 출고 수량(단가와 세액은 제외).
• 물품을 준비해 인계한 담당자와 수량을 확인하고 인수한 담당자의 이름 및 서명란.

납품서(출고증)와 송장(인보이스)의 차이점

송장(Sales Invoice)은 거래 금액을 확정해 청구하는 상업 문서입니다. 단가, 할인, 부가세, 총 청구 금액이 적혀 있으며 발함과 동시에 거래처 미수금(또는 미지급금) 잔액을 변경합니다. 반면 납품서·출고증에는 가격이 적혀 있지 않으며 오직 물품의 실물 인도와 수량만을 증명합니다.

많은 사업장에서 현장이나 창고에서 물건을 받는 직원과 사무실에서 대금을 결제하는 담당자가 서로 다릅니다. 단가가 없는 출고증을 박스에 동봉하면 외부 배송 기사나 현장 작업자에게 도매 납품가와 할인율이 노출되는 것을 막고 빠른 수량 검수를 도울 수 있습니다.

GiroPS에서 출고·납품 확인증을 인쇄해 쓰는 방법

GiroPS에는 국가별 세법이나 운송 규정에 따른 법정 전자 인수증·운송장 발행 기능은 없습니다. 대신 **주문** 화면에서 등록된 주문서를 열어 가격과 금액을 표시하지 않는 **납품서 / 출고 확인증** PDF를 즉시 생성해 인쇄할 수 있습니다.

이 문서에는 주문 품목, 품목 코드, 단위, 수량, 배송지 주소와 인계자·인수자 서명란이 깔끔하게 배치되어 있어 창고 출고 준비(피킹 리스트)와 현장 물품 인수 확인용으로 매우 실용적입니다(법정 의무 운송 서류를 대체하지는 않습니다). 납품이 완료되면 같은 주문서를 터치 한 번으로 매출 송장으로 전환해 재고 차감과 거래처 잔액 반영을 마무리할 수 있습니다.

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