재고 실사(재고조사)란 무엇이고 어떻게 진행하나요?
재고 실사(재고조사)는 매장 진열대와 창고에 실제로 놓여 있는 상품 수량을 직접 눈으로 세어 본 뒤, 프로그램에 기록된 장부상 시스템 수량과 비교해 차이를 맞추는 작업입니다. 화면 속 숫자와 실제 선반 위 수량을 일치시켜, 없는 물건을 팔거나 이미 창고에 있는 상품을 중복 발주하는 실수를 막아 줍니다.
재고 실사는 선반에서 직접 센 실제 수량과 시스템에 기록된 수량을 대조하는 과정입니다. 실제 수량이 장부보다 적으면 재고 부족(감모/분실)이고 많으면 재고 과잉이며, 실사를 승인하면 시스템 재고가 실제 수량으로 맞춰집니다.
재고 차이가 발생하는 이유와 확인해야 할 점
관리를 아무리 꼼꼼하게 하는 매장이라도 시간이 지나면 화면에 보이는 재고와 실제 창고 수량 사이에 차이가 벌어지기 마련입니다. 재고 실사의 목적은 단순히 숫자만 고치는 것이 아니라, 어디서 오차와 손실이 생기는지 원인을 찾아 반복을 막는 데 있습니다.
실사를 시작하기 전에는 아직 입력하지 않은 매입·매출 송장을 모두 처리하고, 세고 있는 구역의 상품 입출고를 잠시 멈추어야 서류 지연으로 인한 가짜 차이를 걸러낼 수 있습니다.
- 미입력 전표 및 단위 착오: 입고된 물건을 송장 등록 전에 먼저 진열했거나 박스 단위와 낱개(개) 단위를 혼동해 입력한 경우
- 파손, 변질 및 폐기: 운반 중 깨지거나 유통기한이 지나 버린 상품을 시스템에서 출고 처리하지 않은 경우
- 바코드 교차 스캔 및 분실: 모양이 비슷한 다른 규격 상품의 바코드를 찍어 판매했거나 도난이 발생한 경우
정기 전수조사와 순환 실사(부분 실사)의 차이
정기 전수조사는 보통 연말이나 분기 말에 영업을 마친 뒤 매장 전체의 모든 품목을 한꺼번에 처음부터 끝까지 세는 방식입니다. 전체 자산을 정확히 확정할 수 있지만 시간과 인력이 많이 듭니다.
반면 순환 실사(부분 실사)는 가게 문을 닫지 않고 매주 특정 진열대 한 곳이나 특정 카테고리, 혹은 가장 잘 팔리는 핵심 상품 스무 가지를 정해 조금씩 나누어 세는 방식입니다. 회전이 빠른 상품의 오차를 초기에 바로잡기에 매우 효과적입니다.
GiroPS에서 재고 실사를 등록하고 반영하는 방법
GiroPS에서는 먼저 실사할 창고를 선택해 재고 실사 초안을 생성합니다. 스마트폰 카메라로 바코드를 스캔하거나 목록에서 상품을 골라 실제로 센 수량을 입력하며, 초안 상태에서는 기존 재고 수량이 바로 바뀌지 않아 차이가 큰 품목을 안전하게 재확인할 수 있습니다.
차이 수량을 검토한 뒤 재고 실사를 최종 승인하면, GiroPS가 부족하거나 남는 수량만큼 자동으로 재고 조정 거래를 생성하여 시스템 수량을 실제 진열대 수량과 똑같게 맞춰 줍니다.
실무 예시
예시: 철물점 페인트 코너의 재고 실사와 차이 조정
어느 철물점에서 토요일 오후에 페인트 진열대를 실사합니다. 시스템에는 흰색 천장용 페인트 24통과 롤러 브러시 15개가 있는 것으로 나옵니다. 하지만 실제로 세어 보니 페인트는 22통, 롤러 브러시는 16개가 있습니다. 확인해 보니 지난주에 용기가 깨진 페인트 2통을 폐기하면서 출고 기록을 누락했고, 롤러 브러시 1개는 비슷한 다른 크기 상품의 바코드로 잘못 찍혀 판매된 것이었습니다. GiroPS 재고 실사에 실제 수량(22와 16)을 입력하고 승인하면 페인트는 2통 줄고 브러시는 1개 늘어나 장부가 정확히 정리됩니다.
자주 묻는 질문
재고 실사는 얼마나 자주 하는 것이 좋나요?
매장 전체를 세는 전수조사는 일 년에 한두 번 진행하고, 매출 비중이 큰 주력 상품이나 단가가 높은 품목은 매주 또는 매달 짧게 순환 실사를 하는 것이 가장 효율적입니다.
재고 실사를 하는 도중에 판매를 계속해도 되나요?
정확한 수량을 맞추려면 지금 세고 있는 진열대의 상품은 잠시 입출고를 멈춰야 합니다. 영업 중에 실사를 해야 한다면 개점 전이나 한가한 시간대에 작은 구역 단위로 나누어 진행하세요.
창고가 여러 곳일 때는 재고 실사를 어떻게 하나요?
각 창고, 매장 지점, 배송 차량별로 따로 실사를 진행합니다. 실사를 시작하기 전에 창고 간 이동 중인 물량이 없도록 계좌·창고 이동 처리를 먼저 마무리해야 중복이나 누락이 생기지 않습니다.