Stok dan kasbon pelanggan untuk toko kelontong, warung, dan minimarket
Ratusan barang, untung tipis, supplier datang setiap hari, dan pelanggan langganan yang bayar di akhir bulan: kalau catatan toko tersebar di banyak tempat, yang hilang diam-diam adalah laba. Halaman ini menjelaskan cara mengatur stok, utang pelanggan, dan kas toko di GiroPS.
Daftarkan setiap barang sekali dengan barcode dan kode stok, catat kiriman supplier sebagai faktur pembelian, dan jual dengan memindai barcode. Penjualan kasbon masuk ke saldo pelanggan, sedangkan pembayaran masuk ke kas atau bank. Peringatan stok kritis menunjukkan barang yang mau habis sebelum raknya kosong.
Kenapa catatan toko sering meleset
Toko kelontong menjual banyak barang dengan untung kecil per item. Satu dus yang salah hitung, kenaikan harga yang terlambat masuk ke label, atau belanja kasbon yang lupa dicatat di buku: semua itu baru terasa di akhir bulan.
Masalahnya jarang karena tidak ada data, melainkan datanya ada di tiga tempat: stok di kepala atau di Excel, kasbon di buku tulis, dan uang tunai di laci. GiroPS menyatukan ketiganya dalam data produk, kontak, dan kas yang sama.
Data produk, barcode, dan penjualan cepat
Setiap barang punya nama, kode stok, barcode, satuan, harga beli, dan harga jual. Kalau sudah punya daftar barang, impor saja dari Excel. Untuk barang yang dibeli per dus tetapi dijual per biji, memilih satuan yang benar sejak awal mencegah sebagian besar selisih hitung nanti.
Di mode barcode cepat pada layar penjualan, Anda memindai barang satu per satu dengan kamera HP atau pemindai USB/Bluetooth. Menjual saat stok minus diperbolehkan, jadi barang yang belum dihitung tidak menghambat penjualan.
- Kode stok dan barcode mencegah barang yang sama terdaftar dua kali
- Harga beli menjadi dasar hitungan laba dan nilai stok
- Batas stok kritis memberi tahu kapan harus belanja lagi
- Beberapa gudang memisahkan gudang belakang dan rak toko
Kiriman supplier dan stok kritis
Saat kiriman dicatat sebagai faktur pembelian, stok bertambah dan jumlahnya tercatat sebagai utang ke supplier. Dokumen dibagikan dalam bentuk PDF dan tidak menggantikan struk resmi atau e-faktur yang diwajibkan.
Barang yang turun di bawah batas kritis muncul sebagai peringatan di layar utama. Menyusun belanja mingguan dari daftar ini jauh lebih murah daripada tahu dari pelanggan bahwa raknya kosong. Pesanan ke grosir juga bisa dicatat dulu sebagai pesanan, lalu diubah menjadi faktur ketika barang datang.
Buku kasbon dan cek kas akhir hari
Setiap pelanggan yang suka kasbon dicatat sebagai kontak. Faktur penjualan menambah saldonya dan setiap pembayaran menguranginya. Rekap tagihan bisa dikirim lewat WhatsApp, dan pelanggan yang telat bayar terlihat di laporan umur piutang.
Buat rekening kas dan bank terpisah untuk uang tunai, pembayaran kartu atau QR, dan bank. Mencocokkan uang tunai yang dihitung saat tutup dengan saldo di aplikasi membantu menemukan selisih di hari yang sama.
- Kasbon tiap pelanggan langsung terlihat
- Pembayaran sebagian mengurangi sisa tagihan faktur
- Selisih kas diperiksa sebelum toko tutup
Contoh praktis
Contoh: toko kelontong dengan 600 barang
Bu Sari punya toko kelontong dengan sekitar 600 barang dan 40 pelanggan yang biasa kasbon. Di minggu pertama ia mengimpor daftar barang dari Excel, memindai barcode, memasukkan stok awal, dan memindahkan saldo dari buku kasbon ke akun pelanggan. Di akhir bulan, laporan umur piutang menunjukkan tiga pelanggan yang menunggak lebih dari 60 hari, dan daftar stok kritis memperlihatkan lima barang terlaris selalu habis setiap minggu. Sejak belanja mengikuti daftar itu, rak kosong dan kasbon yang terlupa jadi berkurang.
Langkah demi Langkah
1. Daftarkan barang dan barcode
Impor daftar dari Excel atau tambahkan barang satu per satu, lengkap dengan kode stok, barcode, satuan, harga beli, dan harga jual.
2. Lakukan hitung stok awal
Jika Anda membuat gudang terpisah untuk rak dan gudang belakang, masukkan hitungan per gudang. Jumlah awal ini jadi titik mulai setiap transaksi stok berikutnya.
3. Masukkan pelanggan kasbon sebagai kontak
Buat kontak untuk setiap nama di buku kasbon beserta utangnya saat ini. Setelah itu, penjualan kasbon dan pembayaran memperbarui saldo secara otomatis.
4. Biasakan cek akhir hari
Cocokkan saldo kas dengan uang di laci dan daftar stok kritis dengan rak. Lima menit sehari mencegah kejutan di akhir bulan.
Kesalahan Umum & Solusinya
Pertanyaan Umum
Apakah bisa tetap berjualan tanpa internet?
Bisa. Aplikasi Android bekerja offline dan menyinkronkan data tanpa hilang saat koneksi kembali. Bisnis yang sama juga bisa dibuka dari web dan aplikasi iOS.
Apakah bisa memakai pemindai barcode?
Anda bisa memindai dengan kamera HP, dan mode barcode cepat di layar penjualan juga bekerja dengan pemindai USB dan Bluetooth. Tidak perlu perangkat kasir khusus.
Apakah GiroPS mencetak struk resmi atau e-faktur?
Tidak. GiroPS membuat dan membagikan faktur, penawaran, dan pesanan dalam bentuk PDF. Aplikasi ini tidak menggantikan mesin kasir resmi atau sistem e-faktur pemerintah; untuk itu tetap gunakan sistem yang sudah Anda pakai.
Bisakah harga beli disembunyikan dari karyawan kasir?
Bisa. Dengan peran yang menyembunyikan harga beli, anggota tim tetap bisa berjualan tetapi tidak melihat modal maupun dokumen pembelian. Hak akses diatur untuk setiap anggota.
Apakah GiroPS berbayar?
Anda bisa mulai gratis. Saat data Anda melewati batas gratis atau Anda butuh laporan dan fitur tim yang lebih luas, pilih salah satu opsi di halaman Paket.