Apa itu stock opname (penghitungan stok) dan bagaimana cara melakukannya?
Stock opname (penghitungan fisik stok) adalah kegiatan menghitung langsung jumlah barang yang ada di rak toko dan gudang satu per satu, lalu mencocokkannya dengan saldo stok di aplikasi untuk menyesuaikan selisihnya. Langkah ini memastikan catatan di layar sesuai dengan kondisi nyata di rak sehingga Anda tidak menolak pembeli karena stok semu atau salah belanja barang yang sebenarnya masih menumpuk.
Stock opname membandingkan jumlah fisik barang yang dihitung di rak dengan jumlah stok yang tercatat di sistem. Jika fisik lebih sedikit berarti ada selisih kurang (susut/hilang), jika lebih banyak berarti ada selisih lebih; saat disetujui, saldo sistem disamakan dengan jumlah fisik.
Mengapa selisih stok bisa terjadi dan apa artinya
Bahkan di toko yang rapi sekalipun, catatan stok di sistem lama-kelamaan bisa berbeda dengan isi rak yang sebenarnya. Tujuan stock opname bukan sekadar mengubah angka di layar, melainkan menemukan sumber kebocoran operasional.
Sebelum mulai menghitung, pastikan semua nota pembelian dan penjualan yang tertunda sudah diinput, lalu hentikan sementara keluar-masuk barang di lorong yang sedang dihitung agar tidak tertukar antara selisih kertas dan barang hilang.
- Nota belum diinput atau salah satuan: barang kiriman sudah dipajang di rak sebelum faktur beli dicatat, atau tertukar antara satuan dus dan eceran (pcs)
- Barang rusak, pecah, dan kedaluwarsa: barang bocor atau basi yang langsung dibuang tanpa dicatat pengeluarannya di sistem
- Salah scan dan kehilangan: dua barang mirip yang ter-scan menggunakan barcode kembarannya saat di kasir, atau pencurian
Stock opname menyeluruh vs penghitungan berkala (cycle count)
Stock opname menyeluruh menghitung seluruh barang di toko dan gudang sekaligus, biasanya dilakukan saat toko tutup di akhir tahun atau akhir kuartal. Hasilnya lengkap, tetapi menguras waktu dan tenaga karyawan.
Sebaliknya, penghitungan berkala (cycle count) memecah pekerjaan menjadi cek rutin berskala kecil—misalnya menghitung satu rak, satu kategori, atau dua puluh barang terlaris setiap minggu tanpa perlu menutup toko.
Cara mencatat penghitungan stok di GiroPS
Di GiroPS, Anda memulai dengan membuat draf penghitungan stok untuk gudang yang dipilih. Dengan memindai barcode memakai kamera HP atau memilih dari daftar, Anda memasukkan jumlah fisik yang dihitung; selama masih berstatus draf, saldo stok aktif belum berubah sehingga selisih bisa diperiksa ulang.
Setelah daftar selisih diperiksa dan penghitungan stok disetujui, GiroPS otomatis mencatat transaksi penyesuaian dan menyamakan stok sistem dengan jumlah fisik di rak.
Contoh praktis
Contoh: stock opname rak cat di toko bangunan
Sebuah toko bangunan menghitung rak cat pada Sabtu sore. Di sistem tercatat ada 24 galon cat tembok putih dan 15 kuas rol. Saat dihitung fisik di rak, ternyata ada 22 galon cat dan 16 kuas rol. Setelah ditelusuri, 2 galon cat yang bocor minggu lalu sudah dibuang tanpa dicatat keluar, sedangkan 1 kuas rol sempat terjual tetapi ter-scan memakai kode ukuran rol lain. Saat angka fisik (22 dan 16) dimasukkan ke draf penghitungan stok GiroPS lalu disetujui, sistem otomatis mengurangi 2 galon cat, menambah 1 kuas rol, dan catatan kembali akurat.
Pertanyaan Umum
Seberapa sering toko kecil perlu melakukan stock opname?
Umumnya stock opname total dilakukan satu atau dua kali setahun, dipadukan dengan cycle count mingguan atau bulanan khusus untuk barang yang paling laris dan bernilai mahal.
Bolehkah tetap berjualan saat sedang stock opname?
Agar hitungan tidak kacau, hentikan dulu pengambilan atau penambahan barang pada rak yang sedang dihitung saat itu. Jika toko tetap buka, hitung per blok kecil sebelum jam buka toko.
Bagaimana cara stock opname jika punya lebih dari satu gudang?
Setiap gudang, cabang, atau mobil kanvas dihitung sendiri-sendiri. Pastikan semua transfer antar gudang yang sedang berjalan sudah diselesaikan sebelum mulai menghitung agar barang tidak terhitung ganda.