Proforma fatura nedir ve ne zaman düzenlenir?
Proforma fatura (ön fatura), alıcı ile satıcı ürün, miktar ve fiyat üzerinde mutabık kaldıktan sonra; sevkiyat yapılmadan veya ön ödeme (kapora/peşinat) alınmadan önce fatura formatında düzenlenen bilgilendirme ve mutabakat belgesidir. Görünüm olarak normal faturaya benzese de mali açıdan kesinleşmiş bir satış faturası yerine geçmez.
Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce alıcıya ödenecek net tutarı ve kalemleri fatura düzeninde gösteren ön belgedir. Stoktan ürün düşmez, cari hesaba borç yazmaz ve resmî vergi faturası sayılmaz; ödeme veya teslimat gerçekleştiğinde kesin satış faturasına dönüştürülür.
Proforma faturada hangi bilgiler bulunur ve ne zaman kullanılır?
Ticari hayatta birçok alıcı firma, banka havalesiyle peşinat göndermeden veya satın alma biriminin ödeme onayını almadan önce kaşe ve kalem detayları net bir proforma fatura talep eder. Ayrıca özel üretim siparişlerinde ve dış ticaret hazırlıklarında malın cinsi, birim fiyatı ve teslim şeklini belgelemek için standart araçtır.
Belgenin sonradan kesin faturayla karışmaması için üzerinde açıkça **Proforma Fatura** ibaresinin yer alması ve geçerlilik süresinin belirtilmesi gerekir. Tipik bir proforma faturada şu dört temel bilgi grubu yer alır.
- Belge başlığında açık 'Proforma Fatura' ibaresi, belge numarası, düzenleme tarihi ve son geçerlilik tarihi.
- Satıcı ve alıcı işletmelerin ticari unvanı, iletişim bilgileri ve teslimat adresi.
- Ürün veya hizmetlerin adı, stok kodu, miktarı, birim fiyatı, satır/belge indirimleri, vergi oranı ve genel toplam.
- Ön ödeme oranı, banka hesap bilgileri (IBAN), tahmini teslim süresi ve sevkiyat koşulları.
Proforma fatura ile fiyat teklifi ve satış faturası arasındaki fark
Fiyat teklifi henüz pazarlık aşamasındaki bir öneridir; müşteri alternatifleri karşılaştırır ve kalemlerde değişiklik isteyebilir. Proforma fatura ise taraflar şartlarda el sıkıştıktan sonra, işlemin fatura düzenindeki son provası olarak paylaşılır ve genellikle ödeme transferini başlatmak için kullanılır.
Kesin satış faturası ise mal veya hizmet teslim edildiğinde düzenlenen asıl ticari kayıttır. Proforma fatura resmî bir vergi veya e-fatura belgesi değildir; stok miktarını azaltmaz ve müşteri cari bakiyesini değiştirmez. Yalnızca kesin satış faturası kaydedildiğinde stok düşer ve cari borç oluşur.
GiroPS'te teklif, proforma ve fatura belgelerini yönetme
GiroPS'te müşterinize sunduğunuz teklif ve ön fatura sürecini baştan sona tek akışta yönetirsiniz. Katalogdaki ürünlerinizi seçip indirim ve vergi oranlarını belirleyerek saniyeler içinde temiz bir PDF teklif veya proforma belgesi üretebilir, WhatsApp ya da e-posta ile müşterinize iletebilirsiniz.
Önemli not: GiroPS ticari takibiniz ve müşteri mutabakatınız için profesyonel PDF teklif, proforma ve satış faturası belgeleri üretir; devlet sistemlerine bağlı resmî e-fatura düzenlemez. Müşteriden ön ödeme geldiğinde veya sevkiyat yapıldığında belgenizi tek dokunuşla **Siparişe** ya da **Satış Faturasına** dönüştürerek stok ve cari hesap kayıtlarını otomatik güncelleyebilirsiniz.
Örnek iş senaryosu
Örnek: özel sipariş mobilya satışında proforma ile peşinat alma
Bir ofis mobilyaları satıcısı, yeni açılacak bir muhasebe bürosuyla 6 çalışma masası (birim fiyat 4.500) ve 6 çalışma koltuğu (birim fiyat 2.500) için toplam 42.000 üzerinden anlaşır. Üretime başlamadan önce %50 ön ödeme alınacaktır. Müşterinin ödeme onayı çıkarabilmesi için satıcı 42.000 tutarında PDF proforma belgesini hazırlar ve IBAN bilgisiyle birlikte gönderir; bu aşamada depodan stok düşmez. Müşteri 21.000'lik peşinatı gönderdiğinde tahsilat müşteri carisine işlenir, mobilyalar teslim edildiği gün ise belge tek tıkla satış faturasına dönüştürülerek stoktan düşülür ve kalan 21.000 bakiye netleşir.
Sıkça Sorulan Sorular
Proforma fatura resmî vergi kaydı veya e-fatura yerine geçer mi?
Hayır. Proforma fatura bir ön bilgilendirme ve ödeme talep belgesidir; resmî vergi faturası veya e-fatura niteliği taşımaz ve tek başına borç-alacak ya da vergi kaydı doğurmaz.
Proforma fatura gönderdiğimde ürünler stoktan düşer mi?
Hayır. Proforma aşamasında satış henüz kesinleşmediği için ne stok miktarlarınız azalır ne de müşteri cari hesabına fatura borcu yazılır; stok ve bakiye yalnızca kesin satış faturası onaylandığında güncellenir.
Müşteri proforma faturadan sonra vazgeçerse iptal işlemi gerekir mi?
Proforma fatura stok veya cari bakiye hareketi oluşturmadığı için muhasebe açısından ters kayıt gerektirmez; belge durumunu iptal/reddedildi olarak işaretlemeniz takip açısından yeterlidir.