Cómo gestionar roles y permisos de equipo protegiendo tus precios de compra y tu caja
A medida que tu negocio crece, resulta imposible registrar cada factura, conteo de stock y cobro por tu cuenta; sin embargo, compartir tu contraseña de propietario deja al descubierto tus costes de proveedores, saldos bancarios y márgenes de beneficio. Con roles de equipo y permisos por módulo, permites que vendedores, almaceneros y administrativos trabajen con agilidad mientras tus datos sensibles permanecen protegidos.
Invita a tus empleados mediante un enlace de invitación de un solo uso válido por 24 horas (girops.com/i/...) asignado a un rol. Define permisos por módulo en nivel Ver, Añadir o Editar/Eliminar, y activa 'Ocultar precio de compra' para proteger costes, facturas de compra e informes de ganancias.
Por qué los enlaces de invitación de un solo uso superan a compartir tu contraseña
Uno de los mayores riesgos en una pequeña empresa es dejar el correo y la contraseña del dueño abiertos en el ordenador del mostrador o en los teléfonos del personal. Cuando todos usan la misma cuenta, es imposible saber quién borró una factura o quién modificó un stock, y cuando un empleado deja la empresa te ves obligado a cambiar contraseñas en todos los dispositivos.
En GiroPS, cada miembro del equipo accede con su propia cuenta personal. Para incorporar a un trabajador, eliges un rol y generas un enlace de invitación seguro (`girops.com/i/...`) válido durante 24 horas y de un solo uso. Puedes enviarlo por WhatsApp, SMS o correo electrónico sin bloquearlo previamente a una dirección concreta, y cancelar o renovar invitaciones pendientes en cualquier momento.
- Incorpora personal en segundos mediante un enlace de un solo uso válido por 24 horas (`girops.com/i/...`)
- Aprovecha los roles predeterminados creados al abrir tu empresa o personaliza roles a la medida de tu operativa
- Cancela invitaciones pendientes, cambia el rol de un miembro o retira el acceso al instante cuando cambien sus funciones
- Amplía la capacidad de miembros de tu equipo de forma flexible según las necesidades de tu negocio y los Planes elegidos
Niveles de permiso por módulo: Ver, Añadir y Editar/Eliminar
Dar acceso a un empleado no debería ser una decisión de todo o nada. Un vendedor de mostrador necesita emitir nuevas facturas de venta y presupuestos, pero no debería poder borrar facturas aprobadas de la semana pasada ni alterar saldos históricos. GiroPS divide los permisos de cada módulo en niveles operativos muy claros.
Si un rol no tiene permiso para un módulo, ese módulo ni siquiera aparece en su menú de navegación, manteniendo la pantalla limpia. Cuando otorgas acceso, eliges entre Ver, Añadir o Editar/Eliminar. El nivel Añadir es ideal para el personal operativo: permite crear nuevos registros, pero impide modificar o eliminar los registros ya existentes.
| Nivel de Permiso | Visibilidad en Menú | Acciones Permitidas | Caso de Uso Habitual |
|---|---|---|---|
| Sin Acceso | Oculto por completo del menú | No puede ver ni solicitar datos del módulo | El mozo de almacén no ve Caja/Bancos ni Informes |
| Ver | Visible en el menú (Solo lectura) | Consultar registros, precios de venta y stock | El dependiente consulta el stock y precio de un artículo |
| Añadir | Botón de nuevo registro habilitado | Crear nuevos documentos; sin editar ni borrar los existentes | El comercial emite nuevas facturas de venta sin poder borrarlas |
| Editar / Eliminar | Gestión completa del módulo activa | Crear, actualizar, cambiar estado y eliminar registros | Administración corrige facturas o fichas de contactos |
Opción 'Ocultar precio de compra': Protege tus costes y márgenes comerciales
En el comercio minorista, mayorista y de distribución, el precio pactado con cada proveedor y el margen neto de ganancia son secretos comerciales críticos. Tu equipo de ventas y almacén necesita ver los precios de venta, los códigos de barras y las cantidades por almacén para atender a los clientes, pero no necesita saber cuánto te cuesta cada producto.
Al activar la opción 'Ocultar precio de compra' en un rol dentro de GiroPS, la privacidad de costes se aplica de extremo a extremo. En cualquier ficha de producto o pantalla de stock donde aparecería el precio de compra o el coste medio, el empleado ve una etiqueta bloqueada que indica 'Oculto'. Además, este rol no puede ver ni crear documentos de compra ni abrir informes financieros de rentabilidad.
- Sustituye los precios de compra y costes unitarios por el indicador bloqueado 'Oculto' en fichas de producto y vistas de stock
- Oculta todas las pestañas, botones y opciones de documentos de compra (facturas y devoluciones de compra), manteniendo activas las ventas
- Retira automáticamente del menú el informe de Pérdidas y Ganancias, el Análisis de Compras y el informe de IVA
- Permite que el personal de almacén con costes ocultos registre entradas de stock sin precio, valoradas internamente al coste medio
Restricción de Caja/Bancos y control total con el Registro de Actividad
Permitir que un vendedor registre el cobro de un cliente es muy distinto a mostrarle el saldo total de las cuentas bancarias de la empresa. Al configurar los permisos por módulo e interruptor dependiente, puedes ocultar el módulo general de Caja y Bancos mientras el personal autorizado sigue operando con normalidad en sus pantallas asignadas.
Para mantener la supervisión sin estar encima de cada tarea, el Registro de Actividad (Activity Log) guarda quién hizo cada operación y en qué momento exacto. Puedes revisar qué usuario creó una factura, modificó un contacto o registró un movimiento de almacén. Y si cambias el rol o los permisos de un empleado, la caché de lectura de su dispositivo se limpia al instante para aplicar las nuevas reglas de inmediato.
Jerarquía de roles y protección contra la autoasignación de permisos
Un sistema de permisos solo es fiable si ningún usuario puede saltarse sus propias restricciones. GiroPS aplica reglas estrictas de jerarquía: el rol de Propietario no se puede asignar a otra persona, y ningún miembro del equipo puede modificar su propio rol ni editar a un usuario con un nivel de rol superior.
Asimismo, un empleado cuyo rol tenga activada la restricción 'Ocultar precio de compra' jamás podrá desactivar esa casilla para sí mismo ni para otros roles, incluso si cuenta con permisos para invitar o gestionar miembros del equipo.
Implementación Paso a Paso
1. Revisa los roles predeterminados o crea un rol personalizado
Entra en Equipo y Roles, revisa los roles listos para usar creados con tu negocio o añade un rol específico para Ventas, Almacén o Administración.
2. Asigna el nivel Ver, Añadir o Editar/Eliminar en cada módulo
Ajusta los permisos para Productos, Facturas, Contactos, Almacenes, Caja/Bancos e Informes; los módulos sin acceso desaparecen del menú.
3. Activa 'Ocultar precio de compra' en los roles operativos
Marca esta opción en los roles de ventas y almacén para mostrar los costes como 'Oculto' y bloquear facturas de compra e informes de beneficios.
4. Genera y comparte el enlace de invitación de 24 horas y un solo uso
Crea el enlace único (girops.com/i/...) para el rol elegido y envíalo a tu empleado por WhatsApp, SMS o correo electrónico.
5. Supervisa las operaciones diarias en el Registro de Actividad
Consulta el Registro de Actividad cuando quieras para verificar qué miembro del equipo creó, editó o eliminó documentos y movimientos.
Caso práctico
Ejemplo práctico: Ferretería y Suministros Solís (Equipo de 4 personas)
Ferretería Solís trabaja con el Propietario, una Administrativa, un Vendedor de Mostrador y un Encargado de Almacén. Así han configurado sus roles en GiroPS para agilizar el trabajo diario protegiendo los márgenes:
| Rol del Equipo | Facturas y Contactos | Productos y Almacenes | Costes de Compra e Informes |
|---|---|---|---|
| Propietario | Acceso Total (Editar / Eliminar) | Acceso Total (Todos los almacenes) | Visible (Costes, Pérdidas y Ganancias, IVA, Bancos) |
| Administrativa | Editar / Eliminar (Compras y Ventas) | Añadir y Editar registros de stock | Visible (Facturas de proveedor e informes fiscales) |
| Vendedor de Mostrador | Solo Añadir (Facturas de venta y presupuestos) | Solo Ver (Consulta de stock y precios) | Precio de compra oculto ('Oculto', sin informe de ganancias) |
| Encargado de Almacén | Sin Acceso (No aparece en su menú) | Solo Añadir (Recuentos y transferencias) | Precio de compra oculto (Solo ve cantidades y códigos) |
Errores Comunes y Soluciones
Preguntas frecuentes
Si oculto los precios de compra a un vendedor, ¿podrá seguir haciendo facturas de venta y consultando el stock?
Sí. Un empleado con precios de compra ocultos ve con total normalidad los precios de venta, códigos de barras y cantidades disponibles en almacén, y puede emitir facturas de venta, presupuestos y pedidos. Solo se bloquean los costes de compra (se muestran como 'Oculto'), las facturas de compra y los informes de márgenes e impuestos.
¿Cuál es la diferencia exacta entre el nivel 'Añadir' y el nivel 'Editar/Eliminar'?
Con el permiso 'Añadir', el trabajador puede consultar datos y crear nuevos registros (por ejemplo, una nueva factura de venta o un conteo), pero no puede modificar ni borrar registros ya guardados. Para modificar o borrar se requiere el nivel 'Editar/Eliminar'.
¿El enlace de invitación está bloqueado a una dirección de correo electrónico específica?
No. El enlace generado (`girops.com/i/...`) es válido durante 24 horas para un único uso y no exige atarlo previamente a un correo concreto. Puedes enviarlo por WhatsApp o SMS y el empleado se unirá iniciando sesión con su método habitual.
¿Cuánto tardan en aplicarse los cambios si modifico los permisos de un empleado?
Se aplican de forma inmediata. Al actualizar un rol o permiso, la caché de lectura y los formularios abiertos en el dispositivo del usuario se limpian automáticamente para que las nuevas restricciones entren en vigor al instante.
¿Cuántos miembros del equipo puedo añadir a mi empresa?
La capacidad de miembros del equipo no está fijada en un número rígido único, sino que depende de los Planes contratados por tu negocio. Puedes consultar y ampliar la capacidad de tu equipo desde la sección de Planes a medida que crezcas.
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