Apa itu piutang usaha (piutang dagang) dan bagaimana cara memantaunya?
Piutang usaha—sering disebut piutang dagang—adalah total uang yang masih harus dibayar pelanggan kepada bisnis Anda atas produk yang sudah diserahkan atau layanan yang sudah diselesaikan secara kredit. Angka ini membedakan omzet penjualan di atas kertas dari uang tunai nyata di rekening kas atau bank.
Piutang usaha = total faktur penjualan kredit yang telah disetujui − total penerimaan pembayaran dari pelanggan hingga saat ini. Selama faktur yang disetujui belum lunas sepenuhnya, sisa tagihan tersebut tercatat sebagai piutang usaha.
Komponen dan cara menghitung piutang usaha
Dalam operasional toko grosir, distributor, maupun usaha jasa, pelanggan tetap sering membeli barang dengan tanggal jatuh tempo atau pembayaran bertahap. Saat barang dikirim dan faktur penjualan disetujui, nilai yang belum dibayar otomatis tercatat sebagai tagihan pada kontak pelanggan tersebut.
Agar catatan saldo selalu akurat, pisahkan dokumen resmi yang sudah disetujui dari dokumen sementara. Penawaran harga dan draf faktur belum menimbulkan kewajiban tagih sehingga tidak boleh dimasukkan ke dalam total piutang usaha.
- Faktur penjualan yang disetujui: Nilai total tagihan resmi atas produk atau layanan yang telah diserahkan kepada pelanggan
- Penerimaan pembayaran pelanggan: Pembayaran penuh atau cicilan sebagian yang sudah masuk ke rekening kas atau bank
- Sisa saldo piutang: Nominal bersih yang masih harus dilunasi pelanggan setelah dikurangi seluruh penerimaan
Dampak pada arus kas dan perbedaan dengan utang usaha
Piutang usaha merupakan aset bisnis karena akan menjadi kas masuk di masa depan, sedangkan utang usaha (utang dagang) adalah kewajiban yang harus Anda bayar kepada pemasok. Bisnis yang terlihat untung besar di laporan penjualan tetap bisa kekurangan uang tunai jika pelanggan terlambat membayar tagihan.
Karena itu, memantau angka penjualan saja tidak cukup; Anda perlu mengawasi tanggal jatuh tempo setiap faktur dan mengirimkan rincian saldo secara berkala. Penagihan yang tertib mengubah laba di atas kertas menjadi uang tunai untuk belanja stok dan membayar biaya operasional.
Cara memantau piutang dan saldo pelanggan di GiroPS
Di GiroPS, hanya faktur penjualan yang disetujui yang memperbarui saldo kontak pelanggan dan menampilkan sisa tagihan; draf faktur tidak dihitung dalam total apa pun. Setiap penerimaan pembayaran yang Anda catat langsung menambah saldo rekening kas atau bank pilihan Anda sekaligus mengurangi sisa tagihan faktur.
Melalui halaman kontak, Anda dapat memeriksa total piutang per pelanggan, memantau pembayaran sebagian, melihat tanggal jatuh tempo, serta membuat rekening koran pelanggan dalam bentuk PDF untuk dibagikan kapan saja.
Contoh praktis
Contoh: perhitungan piutang usaha di akhir bulan
Sebuah toko bahan bangunan menerbitkan tiga faktur penjualan yang disetujui selama sebulan senilai 40.000, 50.000, dan 30.000 (total 120.000), serta memiliki satu draf faktur senilai 20.000. Sebelum akhir bulan, pelanggan melunasi faktur pertama sebesar 40.000 dan membayar sebagian faktur kedua sebesar 35.000 (total penerimaan 75.000). Draf faktur tidak dihitung. Pada akhir bulan, saldo piutang usaha adalah 120.000 − 75.000 = 45.000 (sisa 15.000 pada faktur kedua ditambah 30.000 pada faktur ketiga).
Pertanyaan Umum
Apakah draf faktur penjualan termasuk dalam piutang usaha?
Tidak. Draf faktur masih berupa dokumen sementara yang belum dikonfirmasi. Di GiroPS, draf faktur tidak dihitung dalam total penjualan maupun saldo piutang pelanggan.
Bagaimana cara mencatat pelanggan yang membayar faktur secara bertahap?
Catat setiap cicilan sebagai penerimaan sebagian pada faktur tersebut. Saldo rekening kas atau bank Anda akan bertambah sesuai nominal yang diterima, dan faktur hanya menyisakan nominal yang belum dibayar.
Mengapa saldo piutang yang terus naik bisa berbahaya bagi bisnis?
Karena modal kerja Anda tertahan di tangan pelanggan. Jika penjualan kredit tumbuh lebih cepat daripada uang yang masuk, bisnis bisa kesulitan membayar pemasok atau membeli stok barang tepat waktu.